Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Resepsjonsassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og imøtekommende resepsjonsassistent som vil være et viktig kontaktpunkt for besøkende, kunder og ansatte. I denne rollen vil du bidra til at den daglige driften i resepsjonen fungerer effektivt, profesjonelt og smidig. Du vil være ansiktet utad for virksomheten og spille en sentral rolle i å skape et positivt førsteinntrykk gjennom god service, tydelig kommunikasjon og høy grad av pålitelighet.
Som resepsjonsassistent vil du ha ansvar for å ta imot gjester, besvare telefoner og e-poster, håndtere møtebooking og støtte ulike administrative prosesser. Rollen passer for deg som trives i et miljø med varierte oppgaver, høyt tempo og mange kontaktflater. Du må kunne prioritere mellom flere oppgaver samtidig, være løsningsorientert og ha evne til å opptre rolig og profesjonelt også i travle perioder.
Stillingen innebærer tett samarbeid med flere avdelinger, og du vil ofte være bindeleddet mellom interne team og eksterne henvendelser. Derfor er det viktig at du har gode samarbeidsevner, er serviceinnstilt og kommuniserer klart både muntlig og skriftlig. Du bør også være komfortabel med bruk av vanlige kontorverktøy og ha forståelse for grunnleggende administrative rutiner, som dokumenthåndtering, kalenderstyring og koordinering av møter og besøk.
En dyktig resepsjonsassistent bidrar ikke bare til orden og effektivitet, men også til trivsel og profesjonalitet på arbeidsplassen. Du vil kunne få ansvar for praktiske oppgaver som posthåndtering, bestilling av kontorrekvisita, oppfølging av fellesområder og støtte ved arrangementer eller interne aktiviteter. I tillegg kan du bistå ledelse eller kolleger med enklere administrative oppgaver ved behov.
Vi ser etter deg som er nøyaktig, fleksibel og opptatt av å levere høy kvalitet i alt du gjør. Du tar initiativ, ser hva som må gjøres og følger opp oppgaver på en selvstendig måte. Samtidig forstår du betydningen av diskresjon og profesjonell opptreden, særlig når du håndterer sensitiv informasjon eller møter mennesker i ulike situasjoner.
Hos oss vil du få muligheten til å arbeide i et inkluderende og profesjonelt miljø der service, samarbeid og kvalitet står i sentrum. Dette er en spennende rolle for deg som ønsker å utvikle deg innen administrasjon, kundeservice og kontorstøtte, og som motiveres av å skape gode opplevelser for andre gjennom struktur, tilgjengelighet og vennlighet.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Ta imot og registrere besøkende på en profesjonell og vennlig måte
- Besvare innkommende telefoner, e-poster og andre henvendelser
- Koordinere møterom, avtaler og kalenderoppføringer
- Håndtere post, pakker og generell dokumentflyt
- Bestille kontorrekvisita og følge opp behov i resepsjonsområdet
- Støtte administrative oppgaver for ledelse og øvrige avdelinger
- Sørge for at resepsjon og fellesområder fremstår ryddige og representative
- Bistå ved interne arrangementer, møter og besøk
- Oppdatere registre, kontaktlister og enkle administrative systemer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra resepsjon, kundeservice eller administrativt arbeid er en fordel
- Gode kommunikasjonsevner på norsk, både muntlig og skriftlig
- Grunnleggende ferdigheter i Microsoft Office eller tilsvarende kontorverktøy
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig på en strukturert måte
- Serviceinnstilt holdning og profesjonell fremtoning
- Nøyaktighet, punktlighet og høy grad av pålitelighet
- Evne til å arbeide selvstendig og samarbeide godt med andre
- Komfort med å møte mennesker og håndtere ulike typer henvendelser
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du erfaring fra resepsjon, kundeservice eller administrasjon?
- Hvordan vil du beskrive dine kommunikasjonsevner på norsk?
- Hvilke kontorsystemer eller digitale verktøy har du erfaring med?
- Hvordan håndterer du travle perioder med mange samtidige oppgaver?
- Hva mener du er god service i en resepsjonsrolle?
- Har du erfaring med møtebooking, telefonhåndtering eller postbehandling?
- Hvordan sikrer du et profesjonelt førsteinntrykk for besøkende?
- Er du komfortabel med å utføre både praktiske og administrative oppgaver?
